Executive Assistant & Office Coordination Manager to the Chairman

Ο Όμιλός μας αναζητά μία έμπειρη, δυναμική και υψηλού επιπέδου επαγγελματία για τη θέση Executive Assistant & Office Coordination Manager to the Chairman, η οποία θα αποτελέσει το βασικό σημείο αναφοράς για την υποστήριξη και τον συντονισμό του Γραφείου του Προέδρου.

Κύριες Αρμοδιότητες

Υποστήριξη Προέδρου

• Παροχή ολοκληρωμένης διοικητικής και οργανωτικής υποστήριξης στον Πρόεδρο.
• Διαχείριση ημερολογίου, προτεραιοτήτων, συναντήσεων, ταξιδιών και επαγγελματικών υποχρεώσεων.
• Προετοιμασία ενημερωτικών σημειωμάτων, παρουσιάσεων, αναφορών και briefing materials.

Παρακολούθηση και Υλοποίηση Αποφάσεων

• Καταγραφή, παρακολούθηση και συντονισμός ενεργειών που προκύπτουν από αποφάσεις και οδηγίες του Προέδρου.
• Συστηματική επικοινωνία με Γενικούς Διευθυντές, Διευθυντές και ανώτατα στελέχη του Ομίλου για την παρακολούθηση εκκρεμοτήτων και προθεσμιών.
• Διασφάλιση ότι τα συμφωνηθέντα χρονοδιαγράμματα τηρούνται και ότι ο Πρόεδρος ενημερώνεται έγκαιρα για την πρόοδο των θεμάτων.

Συντονισμός Γραφείου Προέδρου

• Συντονισμός των γραμματειών, διοικητικών βοηθών και λοιπών υποστηρικτικών λειτουργιών που εξυπηρετούν το Γραφείο του Προέδρου.
• Οργάνωση διαδικασιών, ροής πληροφορίας και κατανομής αρμοδιοτήτων μεταξύ των εμπλεκόμενων ομάδων.
• Διασφάλιση ενιαίας εικόνας, επαγγελματισμού και αποτελεσματικής λειτουργίας του Γραφείου Προέδρου.

Εσωτερική και Εξωτερική Επικοινωνία

• Διαχείριση επικοινωνίας με στελέχη του Ομίλου, συνεργάτες και εξωτερικούς φορείς.
• Επικοινωνία και συντονισμός με ιδιαίτερα γραφεία προέδρων, διευθυνόντων συμβούλων, επιχειρηματικών ομίλων, θεσμικών φορέων, οργανισμών, δήμων, περιφερειών, υπουργείων και λοιπών δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.
• Εκπροσώπηση του Γραφείου του Προέδρου σε θέματα διοικητικού συντονισμού, όπου απαιτείται.

Διαχείριση Εμπιστευτικών Θεμάτων

• Χειρισμός ευαίσθητων πληροφοριών και εμπιστευτικών εγγράφων με απόλυτη διακριτικότητα.
• Διασφάλιση υψηλού επιπέδου επαγγελματικής δεοντολογίας και εχεμύθειας.

Απαραίτητα Προσόντα

• Πτυχίο ΑΕΙ ή ΤΕΙ
• Τουλάχιστον 5 έτη εμπειρίας σε θέση Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Chief of Staff ή αντίστοιχη θέση υποστήριξης ανώτατης διοίκησης.
• Πολύ καλή γνώση αγγλικής γλώσσας
• Άριστη χρήση Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ικανότητα σύνταξης επαγγελματικής αλληλογραφίας και επιχειρηματικών αναφορών.

Επιθυμητά Χαρακτηριστικά

• Υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού, κύρους και διακριτικότητας.
• Ικανότητα διαχείρισης σύνθετων καταστάσεων και πολλαπλών απαιτήσεων ταυτόχρονα.
• Εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
• Επιχειρηματική αντίληψη και κατανόηση εταιρικών δομών και διαδικασιών.
• Διπλωματία, ευγένεια και αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία με ανώτατα στελέχη και θεσμικούς παράγοντες.
• Προνοητικότητα, υπευθυνότητα και ικανότητα ανάληψης πρωτοβουλιών.
• Ισχυρή προσωπικότητα με δυνατότητα να λειτουργεί ως κεντρικός συντονιστής μεταξύ διαφορετικών ομάδων και φορέων